Arhivarea în era digitalizării, mai mult decât necesară. Cum poți crește o afacere în acest sector. Video

O nouă ediție a podcastului „Picătura de business” a fost recent difuzată pe canalul de YouTube „Hai România”, aducând în prim-plan o discuție despre industria arhivării. Emisiunea a fost moderată de Sorin Andreiana, redactor-șef al Revistei Capital. Acesta l-a avut ca invitat pe Ștefan Ecxarcu, directorul general al companiei Global Archive Management (GAM). Pe parcursul conversației, invitatul a vorbit despre parcursul și evoluția companiei pe care o conduce, evidențiind importanța arhivării documentelor, chiar și în contextul actual al digitalizării accelerate.

Compania activează pe piață din anul 2000. Compania are în prezent o capacitate de depozitare de 1.300.000 de cutii, care duce la 420 de kilometri de arhivă. La nivel de spațiu, compania deține cinci depozite destinate arhivelor de documente. Rezultatele financiare bune nu s-au ferit să apară. Cifra de afaceri a companiei Global Archive Management în 2024 s-a ridicat la 4 milioane de euro. Pentru anul acesta, compania are în plan extinderea operațiunilor de arhivare în mai multe orașe din țară.

Arhivarea documentelor

Global Archive Management este o afacere care se ocupă cu arhivarea documentelor. Director a explicat că, deși în această perioadă se pune accent pe digitalizare, oamenii încă mai au nevoie de documente în format fizic. „Arhivarea implică și partea aceasta de păstrare și conservare a documentelor fizice. Am văzut și eu foarte multe arhive de-a lungul timpului și unele sunt prăfuite, documentele sunt lăsate pe rafturi. Noi am îmbinat tehnologia cu partea tradițională din păstrarea documentelor pentru a avea un serviciu și modern și adaptat la zilele noastre. Depozitele noastre țin documentele într-un alt mod decât în arhiva clasică. Nu ținem arhiva doar în dosare puse la raft, ci toate documentele sunt așezate în cutii care le protejează, inclusiv împotriva prafului. Am făcut în așa fel încât să fie cât mai eficient și pentru noi și pentru clienții noștri”, a precizat Ștefan Ecxarcu.

Potrivit directorului general, există multe industrii care au cereri semnificative de arhivare a documentelor pe hârtie. Mai exact, este vorba de companiile mari care preferă să externalizeze acest proces, având în vedere numărul însemnat de documente. „Industriile care generează cele mai multe documente sunt cele care în general au o activitate foarte mare. Avem arhivă de la bănci, de la companii de asigurări, companii din petrol etc. Ele au multă arhivă pentru că au fie foarte mulți clienți, fie foarte multă activitate, deci asta generează arhivă.

Noi mai avem multă arhivă și de la companii de producție, care în trecut erau companii foarte mari, aveau zeci de mii de angajați. Ștatele de plată, ele sunt în continuare la noi în depozit. Le folosim pentru a elibera adeverințe foștilor angajați și acelea sunt volume mari. Înainte de 1989, au fost foarte multe companii care au angajat zeci de mii de oameni. Probabil că totul era mult mai bine documentat decât acum în anumite situații, dar de acolo încă avem volume mari de arhivă”, a explicat reprezentantul GAM.

 Scanarea tuturor documentelor, o decizie costisitoare

Multe persoane nu văd rostul existenței unor arhive fizice din moment ce documentele pot fi scanate. Totuși, potrivit legii, documentele scanate nu pot fi folosite drept dovezi în instanță. Totul ține de legislație și de nevoia firmelor de a avea toate actele în regulă. Din acest motiv, unele companii apelează la externalizarea arhivării. Directorul general al GAM a precizat că ideea de scanare a tuturor documentelor din arhivă poate fi costisitoare și fără rost.

„Scanarea ajută foarte mult, în special la găsirea documentelor. Dacă l-ai scanat și l-a indexat bine, ca să poți să le găsești ușor când ai nevoie de ele, este o variantă bună. Totuși, există un studiu din Statele Unite, care oricum sunt cu mult înaintea noastră din punct de vedere al digitalizării. Ei au ajuns la concluzia că 85 % din toate documentele scanate nu au fost folosite niciodată Atunci, vorbim de bani dați pentru scanarea acelor documente care au fost irosiți. Părea o decizie foarte bună să scaneze tot ca să le aibă acolo, dar dacă nu le folosesc?

Noi propunem o abordare de scanare selectivă. Dacă s-a decis scanarea integrală a tuturor documentelor, posibil să nu fie cea mai bună decizie. Ce recomandăm noi este să fie o abordare smart. Să se analizeze documentele pe care le deține compania respectivă, din ele să se decidă care ar fi cele cu șanse mai mari să fie folosite în viitor și doar acelea să fie scanate. Reduci și costul proiectului de scanare, dar și aglomerarea de documente”, a explicat Ștefan Ecxarcu.

Paletă completă de servicii

Global Archive Management este o companie care oferă o gamă largă de servicii. În acest fel, atât companiile mici, cât și cele mari, pot să aibă parte de asistență în cazul arhivelor. De la depozitarea documentelor la folosirea inteligenței artificiale, totul are scopul de a oferi acces mai facil oamenilor la arhive.

„Avem o paletă completă de servicii arhivistice. O  mare parte a activității noastre este de depozitare a documentelor și servicii logistice conexe, de unde vine aproximativ 50 % din cifra noastră de afaceri. Avem și partea de prelucrare arhivistică sau de inventariere necesară. Acest lucru îi ajută în special pe cei care vor să-și distrugă documentele expirate respectând toate prevederile legale. Au nevoie de evidența dosarelor pe care vor să le distrugă și noi putem să-i ajutăm exact cu acest lucru. Oferim și servicii de scanare, de digitalizare a documentelor, cu indexarea lor.

Avem soluții pentru a adăuga un strat de inteligență artificială peste documentele scanate. Este un proces destul de dificil, dar cu o aplicație sau cu o platformă care se bazează pe inteligență artificială, se poate face. Tehnologia citește tot conținutul documentelor, iar interacțiunea cu acestea devine mult mai facilă. Oferim și servicii de organizare de arhivă strict pentru a face accesul la arhivă mai ușor clientului, fie că rămâne la noi sau o păstrează el. Într-un fel găsește documentele dacă sunt bine ordonate cu o evidență clară în spate și inclusiv cu indicații logistice. Un alt serviciu este faptul că eliberăm adeverințe de sporuri, de venituri, pentru foștii angajați”, a precizat directorul general.

Consultanță de la experți

Reprezentantul companiei a precizat că serviciile pe cale le oferă sunt flexibile și pot fi modelate după cererile clientului. Din acest motiv, persoanele care doresc să depoziteze arhiva în spațiile proprii pot apela la GAM pentru consultanță.

„Avem posibilitatea să preluăm arhiva la noi cu tot ce înseamnă asta, cu prelucrarea, cu pregătirea pentru selecționare, pentru acea distrugere de la sfârșitul duratei de viață a documentelor. Dar, oferim și consultanță clienților, de la pregătirea spațiului la autorizare. Îi putem ajuta inclusiv cu un sistem de gestiune a documentelor în propria lor cameră sau în propriul depozit. Noi îmbinăm cumva arhivarea fizică cu tehnologia. N-am putea prin metode clasice să știm unde sunt toate documentele. Există și o aplicație dezvoltată care ține gestiunea tuturor documentelor care sunt la noi. Totul funcționează pe bază de coduri de bare, să ne asigurăm că nu există dubluri, că nu există un document pus în altă parte decât ar trebui. Atunci, oferim această posibilitate și clienților noștri dacă își doresc să-și dezvolte sau să-și amenajeze singuri spațiul”, a spus Ștefan.

Aplicație concepută pentru clienți

Deși vorbim de arhive fizice, adică un business care funcționează după modelul clasic, nu putem să numim modul de abordare învechit. GAM le oferă clienților posibilitatea de a urmări toate procesele de arhivare în cadrul unei aplicații concepute chiar de ei.

„Clientul are acces la o aplicație pe care o poate accesa prin browser de internet. Toți clienții pot să-și verifice informațiile arhivei lor acolo. În această aplicație, noi ținem gestiunea tuturor arhivelor care vin la noi. Pe de o parte, avem trasabilitatea, să știm când au venit, cine le-a adus, de unde ne-au fost predate, deci  avem un istoric. Acest lucru le este benefic lor pentru a se împărți pe centre de cost. Pentru companiile mari și asta este o provocare, să știe a cui sunt documentele, cine trebuie să suporte costul depozitării lor sau alte servicii aferente. În această idee, am dezvoltat o altă aplicație care ne permite să facem calculele costurilor de arhivare automat”, a precizat directorul general.

Sisteme care te protejează de riscuri

De-a lungul timpului, a fost o întreagă dezbatere cu privire la arhivarea fizică versus cea electronică. Potrivit invitatului din cadrul podcastului, ambele vin cu unele riscuri. În cazul arhivării electronice, ne expunem la riscul unui atac cibernetic. În acest caz, datele pe hârtie, arhiva fizică, este 100% sigură. Totuși, și în acest caz, pot apărea probleme. Arhivele fizice sunt expuse de exemplu riscului de incendiu.

„Singura metodă de protecție împotriva unui astfel de incident este un sistem de stingere care reușește să oprească focul. Sunt sisteme de stingere care au rolul de a limita extinderea incendiului până la sosirea pompierilor. În general, sistemele cu apă nu sunt gândite chiar să stingă tot, ci ajung să fie o umbrelă de apă peste arhivă sau peste ce este acolo. Odată ce pompierii s-au asigurat că nu există nimeni în clădire, intervin doar din exteriorul clădirii. Prin urmare, șansele să se poată stinge incendiul sunt mici decât dacă sistemul în sine poate să garanteze asta.

Noi avem un sistem de stingere cu gaz inert. Sunt niște butelii mari care se declanșează la senzori. Gazul acesta nu arde, este o concentrație diferită de azot și oxigen. Este suficient de mult oxigen cât să permită oamenilor să respire, dar prea puțin pentru a susține arderea. Atunci scade nivelul de oxigen din depozit, iar focul se stinge în maxim 5 minute, indiferent de ce se întâmplă”, spune Ștefan Ecxarcu.