Notarii publici care vor să facă acte și proceduri notariale în format electronic vor fi obligați să utilizeze o singură platformă de IT.
Top-not este o platformă dezvoltată și gestionată de către Uniunea Națională a Notarilor Publici din România. Ideea a fost exprimată în cadrul unui proiect de lege inițiat de Ministerul Digitalizării.
În acest context, toată activitatea electronică se va desfășura numai de la sediul profesional al notarului public. Însă, anumite acte și proceduri vor putea fi finalizate și fără prezența fizică a părților.
Jumate fizic, jumate electronic
În cadrul notei de fundamentare al proiectului, se precizează multiple aspecte. Astfel, se pune accentul pe faptul că, în prezent, procedurile notariale prin echipamente digitale sunt utilizate în mod majoritar pentru instrumentarea proceselor și procedurilor interne.Mijloacele nu se utilizează pentru relația dintre notar și client.
„În prezent, procedurile notariale se instrumentează preponderent „în persoană” și „pe hârtie”, iar echipamentele și instrumentele digitale sunt utilizate majoritar pentru instrumentarea proceselor și procedurilor interne (i.e. înregistrarea procurilor, declarațiilor de opțiune succesorală, convenţiilor matrimoniale, a succesiunilor în registrele electronice), pentru comunicarea cu bazele de date publice (Direcţia de Evidenţă a Persoanei și Administrarea Bazelor de Date, Agenţia Naţională de Cadastru și Publicitate Imobiliară, Agenția Națională de Administrare Fiscală, Depozitarul Central și unele Direcții de Impozite și Taxe Locale), nu și în relaţia dintre notar – client”, se subliniază în cadrul notei de fundamentare.
Pe de o parte, notarul public colectează documentele de la client și întocmește actul într-un format fizic. Pe de altă parte, transmiterea documentelor este realizată în format electronic. Acțiunea are rostul de înregistrare în spațiile electronice destinate domeniului notarial și al registrelor publice, precum și păstrarea în arhiva proprie.
Schimbări pentru notarii publici
Platforma nouă, Top-not va fi dezvoltată și gestionată de către UE. Scopul său va fi de administra și a stoca actele notariale și documentațiile care au stat la baza întocmirii acestora.
Platforma va asigura și un grad de securitate, confidențialitate, trasabilitate și integritate a schimbului de date. În acest caz, se va asigura protecția secretului profesional.
Serviciile şi soluțiile informatice utilizate pentru realizarea platformei vor putea fi furnizate inclusiv de către persoanele juridice de drept privat. Schimbarea se va face prin intermediul unor proceduri stabilite de Consiliul UE.
Platforma are mai multe obiective
Top-not va reprezenta și o formă de suport tehnic disponibilă pentru schimbul de informații de date între notarii publici. Ideea este valabilă și pentru autoritățile și instituţiile publice centrale şi locale.
Administratorii serviciilor furnizate prin intermediul Top-not, precum şi administratorii de securitate cibernetică, asigură jurnalizarea în timp real a evenimentelor și accesului la datele vehiculate prin intermediul platformei.
Scopul este efectuarea unor activității de audit periodice pe mai multe linii, precum cea a protecţiei, calității, securității și trasabilității datelor, în vederea asigurării transparenței utilizării acestora, conform hotnews.
